Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора или заключив дополнительное соглашение к нему.  

Необходимо предусмотреть и условия возмещения работникам расходов, например компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается. Работнику согласно ст. 235 ТК РФ при утрате же или повреждении этого имущества по вине работодателя должен быть возмещен понесенный работником материальный ущерб.

Возмещение расходов работникам понесенных ими в связи с использованием личного автотранспорта производится в тех случаях, когда их работа по своему характеру связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

При определении не облагаемых налогом на доходы физических лиц компенсационных выплат, т.е. возмещение сотрудникам расходов, за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 04.02.2000 N 16н "Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок", изданным в соответствии и Постановлением Правительства РФ от 24.05.1993 N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок", согласно указанных нормативно правовых актов в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, - нормами компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок. 

В других организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы следует руководствоваться - Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Основанием выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, которым устанавливаются размеры этой компенсации.           
Изменить условие трудового договора об использовании работниками в служебных целях личного имущества и соответствующее возмещение сотрудникам расходов, можно путем заключения  дополнительного соглашения сторон к трудовому договору, которое составляется в простой письменной форме, а если работник отказывается, то работодатель вправе действовать в соответствии со ст. 74 ТК РФ, которая регламентирует порядок изменения определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. 

Очевидно, причиной для одностороннего изменения работодателем условий трудового договора с работником о компенсации за использование личного имущества могут служить организационные или технологические изменения, вследствие которых изменяются или устраняются обстоятельства, требующие от работника использования этого личного имущества.

В случае, если работодатель отказывается от заключения дополнительного соглашения и от возмещения сотрудникам расходов за использование личного имущества, советуем обратиться в суд и в судебном порядке требовать понуждения работодателя к заключению дополнительного соглашения, в котором оговариваются условия и возмещение сотрудникам расходов за использование личного имущества.